מה היא הנהלת חשבונות ממוחשבת?

הנהלת חשבונות מוגדרת כ"כל התהליכים שמתעדים את הפעילות הכספית של עסק מסוים". המשמעות היא שהנהלת חשבונות בכל מקום בארץ היא הכרחית לצורך ניהולו התקין של כל עסק שהוא, למשל רישום ההכנסות וההוצאות הם אלו שמאפשרים לדעת האם העסק מפסיד או מרוויח.

ורק כדי להבהיר את העניין - הנהלת חשבונות בכל מקום בארץ נעשית ע"פ אותם כללים וחוקים, כך שאין משמעות למיקום הגאוגרפי של העסק. למשל, הנהלת חשבונות בירושלים אינה שונה מהנהלת חשבונות בת"א או בעפולה. עם זאת, בכל מקום שבו נמצא העסק לרוב נדרש מאמץ כדי לקבל תמונה שלמה על פעילותו, למשל זמן כדי להגיע לנתונים פיננסיים שונים.

החל משנות ה-80 תוכנות שונות להנהלת חשבונות מאפשרות לעשות זאת זה בלחיצת עכבר פשוטה. תוכנות אלו הופכות את הנהלת החשבונות לממוחשבת ומתעדות כל פעילות כלכלית בעסק. המשמעות היא שהודות לתוכנות אלו קבלת ההחלטות העסקית מבוססות על מידע יומיומי מעודכן, למשל תזרים המזומנים העסקי, בקרה על החשבונות בבנקים ועוד. 

עם התפתחות הטכנולוגיה התוכנות השונות להנהלת חשבונות ממוחשבת רק הולכות ומתפתחות. למשל, כיום תוכנות אלו מצוידות בבסיס נתונים (לרוב מסוג SQL - מסדי נתונים שמאפשרים אגירת מידע רב) שמאפשר ליהנות מכל העולמות: מצד אחד צבירה של נתונים עסקיים רבים ומצד שני קבלת החלטות יעילה, בעיקר הודות לשליפתם המהירה של הנתונים השונים. 

היתרונות של תוכנות להנהלת חשבונות ממוחשבת 

תוכנות להנהלת חשבונות ממוחשבת מאפשרת לכל בעלי המקצוע הרלוונטיים (בעל העסק, מנהל החשבונות ורואה החשבון) לקבל תמונה ברורה, מאוזנת ומדויקת לגבי המתרחש בעסק מבחינה כספית. כמו כן, כיום יש אפשרות לשימוש בתוכנות להנהלת חשבונות ממוחשבת באמצעות האינטרנט (הנהלת חשבונות בענן). לדרך עבודה זו יתרונות נוספים:

• 1. נגישות לנתונים מכל מקום, מכל מכשיר בעל חיבור אינטרנטי ובכל זמן

  2. אבטחת מידע איכותית הודות לעובדה שתוכנות בענן לרוב מאובטחות יותר מתוכנות פנים-ארגוניות.

  3. העדכונים והשדרוגים של התוכנה נעשים און-ליין, כך שאין צורך במעורבות של העסק עצמו ואין הפרעה לפעילותו השוטפת.

  4. קבלת כל הנתונים העסקיים בזמן אמת בצורה ברורה.

המשמעות היא שהתוכנות השונות להנהלת חשבונות ממוחשבת מאפשרות לעסק ליהנות מיתרונות רבים, למשל:

• • יושרה – כל הפעילות העסקית נעשית ע"פ נתוני אמת ועל בסיס יושרה מקצועית.

  • אובייקטיביות – קבלת ההחלטות העסקית נעשית בהתאם לנתונים כלכליים מוחלטים.

  • מקצועיות – הנהלת חשבונות ממוחשבת מקלה על הציות לתקנות ולחוקים המקצועיים הרלוונטיים, למשל התנהלות מול רשויות המס.

זקוקים לסיוע בהנהלת החשבונות בעסק או בעמותה שלכם? צרו קשר עם משה כהן, מנהל חשבונות בירושלים.