כל מה שצריך לדעת על החוק ועל פנקס ההזמנות בעסק

ספר הזמנות או בשמו הנוסף פנקס הזמנות היא מחברת לתיעוד העסקאות שמבצע בית העסק. על פי הוראות מס הכנסה (הוראת ניהול פנקסי חשבונות מ-1973) ותקנות מס ערך מוסף (הוראת ניהול פנקסי חשבונות מ-1976). ספר ההזמנות חייב לכלול את האלמנטים הבאים:

• המספר הסידורי או המספר הקטלוגי של ההזמנה

• התאריך שבו התקבלה ההזמנה

• שמו של המזמין וכתובתו כאשר ציון הכתובת הוא בגדר רשות

• תיאור המוצר/השירות שהוזמנו באופן מפורט או הפנייה למקום אחר בו הם מפורטים (למשל, חוזה, מסמך בוורד וכו') 

בנוסף, יש מספר כללים נוספים הקשורים לניהול ספר ההזמנות. למשל:

• עמודי ספר ההזמנות חייבים להיות ממוספרים מראש

• ספר ההזמנות חייב להיות כרוך, כלומר הוא לא יכול להיות קובץ אקסל או אאוטלוק.

• הכתיבה בספר ההזמנות חייבת להיעשות בעט ולא בעפרון

• כל מחיקה בספר ההזמנות חיית להיעשות באמצעות העברת קו על הכתוב. כל מחיקה אחרת (למשל באמצעות טיפקס) עלולה לפסול את ספר ההזמנות כולו.

• ההזמנות בספר ההזמנות יירשמו עם ביצוע העסקה בלבד ולא לפניה או אחריה. 

מה קורה בפועל?

בגלל הגבלות אלו בעלי עסקים רבים נוטים לעשות אחד מהשניים: לא לנהל ספרי הזמנות או לנהל אותם שלא בצורה תקנית.

חשוב לזכור שכל אחד מאלו נחשב לעבירה על החוק – מה שחושף את בעלי העסקים לסנקציות שונות כמו קנסות, שינוי של מדרגות המס, אי-הכרה בהוצאות ובהפסדים השונים של בית העסק וכו'.

מה אתם יכולים לעשות?

כדי להימנע מבעיות מומלץ לנהל ספר הזמנות באמצעות תוכנות מחשב שונות בעלות חתימה דיגיטלית, למשל תוכנות שונות להנהלת חשבונות שבהם ניתן גם להפיק חשבוניות אינטרנטיות, להוציא קבלות ועוד. אפשרות נוספת היא ליצור קשר עם אנשי מקצוע באזור מגוריכם/עבודתם כדי לקבל ייעוץ. למשל, אם אתם עובדים או גרים באזור ירושלים מומלץ להתייעץ עם מנהל חשבונות בירושלים או כזה הקרוב למקום מגוריכם.